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1. Objetivo y Alcance
Establecer las reglas, lineamientos y actuaciones que todo colaborador, deberá acatar durante el desempeño de sus funciones diarias. Invitamos a nuestros socios de negocios a respetar la presente política.
Todos los integrantes de EPE pueden ser sujetos de agradecimientos y cordialidades a través de obsequios u hospitalidades por parte de nuestros socios de negocio, por los servicios que desempeñan en nombre de y para EPE. Para que no exista una incorrecta interpretación entre agradecimiento, recompensa, contraprestación o soborno serán considerados dentro del alcance los siguientes rubros:
La presente política es de orden público y será aplicable, además de los integrantes de EPE, también para clientes, proveedores, socios comerciales, sucursales, filiales y personal del sector público con el que EPE o sus integrantes tengan interacción alguna.
En caso de que exista discrepancia entre las determinaciones que se mencionan en la presente política y los usos y costumbres o cualquier otra condición que sea aplicable al obsequio u hospitalidad, quién ejerza la función de cumplimiento de EPE, tendrá el criterio final sobre el proceder del integrante de EPE respecto del obsequio u hospitalidad que se pretenda recibir.
En caso de desacato de la presente política se realizará la denuncia correspondiente al correo electrónico denuncias@epe.com.mx
2. Documentos de Referencias
3. Definiciones
4. Contenido
4.1. Solicitudes de aceptación.
Los socios de negocios, que deseen otorgar un obsequio u hospitalidad a cualquier integrante de EPE deberán reportar su intención a través del módulo dispuesto en la página de internet www.epe.com.mx.
La solicitud que se realice deberá de contener al menos la siguiente información:
Una vez recibida la solicitud, el personal designado en EPE determinará la aceptación o rechazo, lo cual notificará vía correo electrónico y lo registrará en la bitácora de registros que corresponda. El personal designado como oficial de cumplimiento aprobará la aceptación de conformidad con los siguientes criterios:
La aceptación o rechazo se notificará a través de correo electrónico a los interesados.
4.2. Obligaciones de EPE
Se establecen como responsabilidades obligatorias las siguientes:
4.3. Obligaciones de los colaboradores de EPE
Para el debido cumplimiento de la presente política los colaboradores de EPE deberán cumplir con las siguientes obligaciones:
4.4. Excepciones
Se podrán aceptar obsequios de carácter promocional, detalles de cortesía o atenciones habituales en los negocios y buenas costumbres, siempre y cuando tengan las siguientes características:
Estas excepciones aplican de igual forma para los integrantes de EPE.
4.5. Límites de aceptación y otorgamiento de obsequios y atenciones
Con la finalidad de no ser una empresa cuya interacción social sea restringida o que pueda limitar el alentar el excelente trabajo que realizan los integrantes de EPE, se autoriza la recepción de obsequios u hospitalidad, siempre que sean anunciados a través de los canales estipulados y mediante los formatos que esta política establece.
4.6. Tratamiento de conflictos de interés
Todos los integrantes de EPE evitarán las situaciones que puedan interpretarse como un conflicto de interés, que notoriamente puedan influir en su desempeño profesional de manera interna o externa a la organización.
Existe conflicto de interés cuando una situación personal, familiar, de amistad o cualquier otro tipo de circunstancia externa pueda afectar su objetividad profesional. Por lo cual todos los integrantes de EPE deberán abstenerse de participar en la toma de decisiones sobre asuntos a los que afecta el conflicto de interés o de ejercer influencia sobre las personas encargadas de tomarlas.
En caso de existencia de conflicto de interés, pero la actuación del caso en concreto sea la única opción viable por no existir otra opción comercial u otro candidato idóneo, se determinará de conformidad con el EPE-P-22; Prevención de actos ilícitos y de discriminación la excepción al caso en concreto o en su defecto, la inadmisión del actuar por tratarse un conflicto de interés que perjudica el correcto actuar de EPE. Para la valoración del caso en concreto se deberá atender las disposiciones éticas, de responsabilidad social y normatividad aplicable a EPE.
4.7. Tratamiento de obsequios y hospitalidades no aceptadas
Aquellos obsequios entregados y que sean rechazados por la autoridad competente en EPE, podrán ser devueltos a las personas que los hicieron llegar. En caso de que la persona que entrego el obsequio no permita su devolución, el oficial de cumplimiento de EPE decidirá el destino del obsequio. En el caso de bienes inventariables y no perecederos, se resguardarán en el Almacén de EPE y se ingresarán al inventario de EPE dentro del rubro Donaciones.
4.8. Denuncias
Todas las denuncias por violación o desacato de la presente política se realizarán a través del correo electrónico denuncias@epe.com.mx. Las denuncias podrán ser anónimas o ser reconocidas a elección del denunciante. Las denuncias que se realicen deberán contener:
Una vez que se presente la denuncia se realizará la investigación pertinente por parte de las autoridades de EPE (EPE-P-22: Prevención de actos ilícitos y de discriminación) para determinar la veracidad y en su caso determinar las acciones pertinentes para atender la situación.
La resolución que se determine por parte de las autoridades de EPE será de carácter confidencial y no podrá ser revelada al público general, únicamente tendrán conocimiento las partes interesadas. Para sancionar a los colaboradores y socios de negocio de EPE se deberá seguir el procedimiento EPE-P-44 (Sanciones).
En caso de encontrarse que la actuación del integrante de EPE se encuentra tipificada por la legislación vigente, será denunciado ante las autoridades correspondientes.
1. Objective and reach
Establish the rules, guidelines and actions that all collaborators must execute by during the performance of their daily functions. We invite our business partners to respect this policy.
All members of EPE can be the subjects of thanks and cordialities through gifts or hospitality from our business partners, for the services they perform on behalf of and for EPE. So that there is no incorrect interpretation between gratitude, reward, consideration or bribery, the following items will be considered within the scope:
This policy is of public order and will be applicable, in addition to the members of EPE, also for clients, suppliers, business partners, branches, affiliates and public sector personnel with whom EPE or its members have any interaction.
If there is a discrepancy between the determinations mentioned in this policy and the uses and customs or any other condition that is applicable to the gift or hospitality, who perform the EPE compliance function, will have the final criterion on the procedure of the member of EPE regarding the gift or hospitality that is intended to be received.
In case of disrespect of this policy, the corresponding complaint will be made to the email denuncias@epe.com.mx
2. Reference Documents
3. Definition Description
4. Content
4.1. Acceptance requests.
Business partners who wish to grant a gift or hospitality to any member of EPE must report their intention through the module provided on the website www.epe.com.mx.
The request that is made must contain at least the following information:
Once the request is received, the personnel designated in EPE will determine the acceptance or rejection, which will notify via email and will record it in the corresponding registry log. The staff designated as the compliance officer will approve the acceptance in accordance with the following criteria:
4.2. EPE obligations
The following are established as mandatory responsibilities:
4.3. Obligations of EPE employees
For due compliance with this policy, EPE employees must comply with the following obligations:
4.4. Exceptions
Gifts of a promotional nature, courtesy details or usual attentions in business and good customs may be accepted, if they have the following characteristics:
These exceptions apply equally to EPE members.
4.5. Limits of acceptance and granting of gifts and hospitality.
In order not to be a company whose social interaction is restricted or that may limit encouraging the excellent work carried out by the members of EPE, the receipt of gifts or hospitality is authorized, if they are announced through the stipulated channels and through the formats that this policy establishes.
4.6. Treatment of conflicts of interest
All EPE members will avoid situations that can be interpreted as a conflict of interest, which can clearly influence their professional performance internally or externally to the organization.
There is a conflict of interest when a personal, family or friendship situation or any other type of external circumstance may affect your professional objectivity. Therefore, all EPE members must refrain from participating in decision-making on matters affected by the conflict of interest or from exercising influence over the persons in charge of making them.
In the event of a conflict of interest, but the action of the specific case is the only viable option because there is no other commercial option or another suitable candidate, it will be determined in accordance with EPE-P-22; Prevention of illegal acts and discrimination, the exception to the specific case or, failing that, the inadmissibility of acting because it is a conflict of interest that harms the correct action of EPE. For the assessment of the specific case, the ethical provisions, social responsibility and regulations applicable to EPE must be observed.
4.7. Treatment of gifts and hospitalities not accepted.
Those gifts given and rejected by the competent authority in EPE, may be returned to the people who sent them. If the person who gave the gift does not allow it to be returned, the EPE compliance officer will decide the destination of the gift. In the case of inventory and non-perishable goods, they will be stored in the EPE Warehouse and entered the EPE inventory within the Donations item.
4.8. Complaints
All complaints for violation or contempt of this policy will be made through the email denuncias@epe.com.mx. The complaints may be anonymous or be recognized at the discretion of the complainant. The complaints that are made must contain:
Once the complaint is filed, the pertinent investigation will be carried out by the EPE authorities (EPE-P-22: Prevention of illegal acts and discrimination) to determine the veracity and, where appropriate, determine the pertinent actions to address the situation. .
The resolution determined by the EPE authorities will be confidential and may not be disclosed to the general public, only the interested parties will have knowledge. To sanction EPE’s employees and business partners, procedure EPE-P-44 (Sanctions) must be followed.
If it is found that the actions of the EPE member are typified by current legislation, they will be reported to the corresponding authorities.
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