Obsequios u Hospitalidades

1. Objetivo y Alcance

Establecer las reglas, lineamientos y actuaciones que todo colaborador, deberá acatar durante el desempeño de sus funciones diarias. Invitamos a nuestros socios de negocios a respetar la presente política.

Todos los integrantes de EPE pueden ser sujetos de agradecimientos y cordialidades a través de obsequios u hospitalidades por parte de nuestros socios de negocio, por los servicios que desempeñan en nombre de y para EPE. Para que no exista una incorrecta interpretación entre agradecimiento, recompensa, contraprestación o soborno serán considerados dentro del alcance los siguientes rubros:

  • a. Regalos, entretenimiento y hospitalidad (deberá entenderse por hospitalidad el ofrecimiento de hospedaje en cualquier lugar).
  • b. Donaciones políticas o de caridad.
  • c. Viajes del representante del cliente u oficiales públicos.
  • d. Gastos de promoción.
  • e. Patrocinio.
  • f. Membresías a clubes.
  • g. Favores personales.
  • h. Información confidencial y privilegiada.
 

La presente política es de orden público y será aplicable, además de los integrantes de EPE, también para clientes, proveedores, socios comerciales, sucursales, filiales y personal del sector público con el que EPE o sus integrantes tengan interacción alguna.

En caso de que exista discrepancia entre las determinaciones que se mencionan en la presente política y los usos y costumbres o cualquier otra condición que sea aplicable al obsequio u hospitalidad, quién ejerza la función de cumplimiento de EPE, tendrá el criterio final sobre el proceder del integrante de EPE respecto del obsequio u hospitalidad que se pretenda recibir.

En caso de desacato de la presente política se realizará la denuncia correspondiente al correo electrónico denuncias@epe.com.mx

2. Documentos de Referencias

  • Política basada en la norma ISO 37001:2016 (8.4 Controles no financieros, 8.7 Regalos, hospitalidad, donaciones y beneficios similares), Sistemas de Gestión Antisoborno-Requisitos con orientación para su uso.

 

3. Definiciones

  1. Artículos promocionales. Son aquellos cuya finalidad sea la de posicionar en el mercado una marca y son entregados como parte de una estrategia de mercadotecnia.
  2. Artículos meta. Son aquellos productos que los proveedores otorgan a los clientes como parte de un programa de una estrategia comercial por la adquisición de
  3. determinados bienes o servicios.
  4. EPE. Equipos y Productos Especializados, S.A. de C. V.
  5. Hospitalidad. Alojamiento proporcionado por terceros con los correspondientes servicios básicos.
  6. Obsequio. Objeto que se da a una persona como muestra de afecto o de consideración.
  7. RSEResponsabilidad Social Empresarial.
  8. Sector publico. La administración pública en cualquiera de sus niveles.
  9. Socio de negocio. Parte externa con la que la organización, tiene, o planifica establecer, algún tipo de relación comercial.
  • Nota: Socio de negocios incluye, pero no se limita a los clientes, consumidores, “alianza empresarial”, socios de alianzas empresariales, miembros de un consorcio, proveedores externos, contratistas, consultores, subcontratistas, proveedores, vendedores, asesores, agentes, distribuidores, representantes, intermediarios e inversores.

4. Contenido

4.1. Solicitudes de aceptación.

Los socios de negocios, que deseen otorgar un obsequio u hospitalidad a cualquier integrante de EPE deberán reportar su intención a través del módulo dispuesto en la página de internet www.epe.com.mx.

La solicitud que se realice deberá de contener al menos la siguiente información:

  • a) Nombre completo del otorgante.
  • b) Cargo del otorgante.
  • c) Razón social de la empresa o marca que representa.
  • d) Hospitalidad, objeto u objetos que se pretendan obsequiar.
  • e) Valor estimado de la hospitalidad, objeto u objetos que se pretenden obsequiar.
  • f) Persona a la que se pretende obsequiar u otorgar la hospitalidad.
  • g) Motivo por el cual se pretende otorgar el obsequio u hospitalidad.

 

Una vez recibida la solicitud, el personal designado en EPE determinará la aceptación o rechazo, lo cual notificará vía correo electrónico y lo registrará en la bitácora de registros que corresponda. El personal designado como oficial de cumplimiento aprobará la aceptación de conformidad con los siguientes criterios:

  • a) El motivo por el cual se otorgará.
  • b) Empresa a la que representa o para la cual labora el otorgante.
  • c) Valor del obsequio u hospitalidad que se pretende otorgar.
  • d) Relación de las áreas a las que pertenecen el otorgante y la persona a la que va destinada el obsequio u hospitalidad.
  • e) Los usos y costumbres del lugar donde se otorga el obsequio u hospitalidad.

La aceptación o rechazo se notificará a través de correo electrónico a los interesados.

4.2. Obligaciones de EPE

Se establecen como responsabilidades obligatorias las siguientes:

  • a) La presente política se hará del conocimiento de todos los integrantes de la organización, socios de negocios, por igual; asimismo esta política permanecerá visible en la página de internet de EPE y se dará a conocer a toda persona que pretenda otorgar un obsequio u hospitalidad a cualquier integrante de EPE.
  • b) EPE implementará un registro en el cual todo obsequio u hospitalidad que reciban sus integrantes; en el registro el regalo u hospitalidad será debidamente registrada indicando la fecha del aviso, el monto aproximado de valor económico y la persona a la que va dirigida.
  • c) La organización exhortará a todo su personal a informar respecto de cualquier obsequio u hospitalidad que reciba o pretendan recibir.
  • d) De manera recíproca, la organización a través de comunicados dentro de la organización mantendrá informados a sus integrantes de evitar ofertar cualquier tipo de obsequio o dadiva para conseguir una situación ventajosa frente a terceros o sea para la obtención de un objetivo. e) Hacer del conocimiento a todos los colaboradores, todo tipo de donaciones y patrocinios en beneficio de la comunidad, que EPE realice. Al resto de los socios de negocio de EPE y público en general, se les dará conocimiento a través de la página de internet www.epe.com.mx
 

4.3. Obligaciones de los colaboradores de EPE

Para el debido cumplimiento de la presente política los colaboradores de EPE deberán cumplir con las siguientes obligaciones:

  • a) Reportar todo obsequio u hospitalidad que reciban o que tengan conocimiento que podrían recibir. El integrante de EPE que reciba el obsequio u hospitalidad deberá informar a la al personal designado por la función de cumplimiento de EPE y entregar el bien recibido para valoración y autorización de admisión o en caso de no ser admisible, se procederá a la devolución del bien obsequiado.
  • b) Hacer del conocimiento a socios de negocio, así como personas con las que interactúen dentro de sus funciones diarias del sector público que pretendan obsequiar u otorgar alguna hospitalidad, respecto de las reglas y prohibiciones que establece la presente política.
  • c) Abstenerse de propiciar, insinuar y otorgar cualquier tipo de obsequio, dadiva u hospitalidad a cualquier cliente, proveedor o representante del sector público con quién interactúen para la obtención de cualquier beneficio.
  • d) Abstenerse de realizar pagos destinados a influir, o que razonablemente podrían percibirse como influencia, para obtener un beneficio u otro objeto a favor de la organización.
  • e) Denunciar de manera inmediata todo conocimiento de desacato a la presente política a través del correo denuncias@epe.com.mx. La denuncia que realice le colaborador de EPE podrá ser registrada como anónima, siempre y cuando así lo solicite el colaborador.
 

4.4. Excepciones

Se podrán aceptar obsequios de carácter promocional, detalles de cortesía o atenciones habituales en los negocios y buenas costumbres, siempre y cuando tengan las siguientes características:

  • a) Sean objetos que notoriamente sean proporcionados al público en general de manera gratuita como lo son calendarios, plumas o agendas.
  • b) Sean proporcionadas para usos sociales, como parte de actividades de promoción.
  • c) Se trate de artículos promocionales.
  • d) Se trate de artículos meta.

Estas excepciones aplican de igual forma para los integrantes de EPE.

4.5. Límites de aceptación y otorgamiento de obsequios y atenciones

Con la finalidad de no ser una empresa cuya interacción social sea restringida o que pueda limitar el alentar el excelente trabajo que realizan los integrantes de EPE, se autoriza la recepción de obsequios u hospitalidad, siempre que sean anunciados a través de los canales estipulados y mediante los formatos que esta política establece.

  • a) Cuando el receptor o el posible receptor del bien u hospitalidad sea el Director de Administración y Finanzas, quién autorizará o rechazará la admisibilidad del bien será el Director General.
  • b) Todos los obsequios u hospitalidades deberán pasar por una inspección del personal designado quienes determinarán el valor económico del bien y la admisibilidad del obsequio u hospitalidad, de conformidad con el impacto que pueda tener para el debido funcionamiento de la organización. Este tratamiento será para los obsequios u hospitalidades que se reciban y para aquellos que se otorgan. 
  • c) Se podrá solicitar recibir u otorgar obsequios u hospitalidad por servicios excepcionales, cuando hayan transcurrido 3 meses o más de haber prestado el servicio por el que se pretende otorgar el obsequio u hospitalidad que se pretenda destinar a cualquier integrante de EPE.
  • d) Los obsequios u hospitalidad que se reciban o se otorguen por parte de personal de EPE, tendrán un límite de valor económico de $2,000.00 (Dos mil pesos 00/100 M.N.). Toda hospitalidad y/u obsequio cuyo valor comercial exceda la cantidad mencionada, será considerada inadmisible. Quién ejerza la función de cumplimiento en EPE, podrá autorizar la recepción de cualquier obsequio u hospitalidad que rebase el límite económico mencionado.
  • e) Toda cantidad de dinero o equivalente en tarjeta de regalo sea cual sea su importe, así como cualquier prestación de servicios quedará inmediatamente descartada como admisible.f) La asistencia a seminarios y actividades puramente formativas, así como almuerzos profesionales no serán considerados como beneficios personales, salvo que, por el coste, el lugar, el contexto, o por las prestaciones accesorias, resulten desproporcionados para su finalidad.
  • f) La asistencia a seminarios y actividades puramente formativas, así como almuerzos profesionales no serán considerados como beneficios personales, salvo que, por el coste, el lugar, el contexto, o por las prestaciones accesorias, resulten desproporcionados para su finalidad.

 

4.6. Tratamiento de conflictos de interés

Todos los integrantes de EPE evitarán las situaciones que puedan interpretarse como un conflicto de interés, que notoriamente puedan influir en su desempeño profesional de manera interna o externa a la organización.

Existe conflicto de interés cuando una situación personal, familiar, de amistad o cualquier otro tipo de circunstancia externa pueda afectar su objetividad profesional. Por lo cual todos los integrantes de EPE deberán abstenerse de participar en la toma de decisiones sobre asuntos a los que afecta el conflicto de interés o de ejercer influencia sobre las personas encargadas de tomarlas.

En caso de existencia de conflicto de interés, pero la actuación del caso en concreto sea la única opción viable por no existir otra opción comercial u otro candidato idóneo, se determinará de conformidad con el EPE-P-22; Prevención de actos ilícitos y de discriminación la excepción al caso en concreto o en su defecto, la inadmisión del actuar por tratarse un conflicto de interés que perjudica el correcto actuar de EPE. Para la valoración del caso en concreto se deberá atender las disposiciones éticas, de responsabilidad social y normatividad aplicable a EPE.

4.7. Tratamiento de obsequios y hospitalidades no aceptadas

Aquellos obsequios entregados y que sean rechazados por la autoridad competente en EPE, podrán ser devueltos a las personas que los hicieron llegar. En caso de que la persona que entrego el obsequio no permita su devolución, el oficial de cumplimiento de EPE decidirá el destino del obsequio. En el caso de bienes inventariables y no perecederos, se resguardarán en el Almacén de EPE y se ingresarán al inventario de EPE dentro del rubro Donaciones.

4.8. Denuncias

Todas las denuncias por violación o desacato de la presente política se realizarán a través del correo electrónico denuncias@epe.com.mx. Las denuncias podrán ser anónimas o ser reconocidas a elección del denunciante. Las denuncias que se realicen deberán contener:

  • 1. El nombre del colaborador que se denuncia.
  • 2. Fecha en que ocurrieron los hechos.
  • 3. Detallar lo mayormente posible los hechos.
  • 4. Mencionar el lugar donde ocurrieron los hechos.

 

Una vez que se presente la denuncia se realizará la investigación pertinente por parte de las autoridades de EPE (EPE-P-22: Prevención de actos ilícitos y de discriminación) para determinar la veracidad y en su caso determinar las acciones pertinentes para atender la situación.

La resolución que se determine por parte de las autoridades de EPE será de carácter confidencial y no podrá ser revelada al público general, únicamente tendrán conocimiento las partes interesadas. Para sancionar a los colaboradores y socios de negocio de EPE se deberá seguir el procedimiento EPE-P-44 (Sanciones).

En caso de encontrarse que la actuación del integrante de EPE se encuentra tipificada por la legislación vigente, será denunciado ante las autoridades correspondientes.

Aprobado por la Dirección General de Equipos y Productos Especializados, S.A. de C.V.
EPE-PL-17.01 con fecha del 05 de abril de 2021

 

Gifts and hospitalities

1. Objective and reach

Establish the rules, guidelines and actions that all collaborators must execute by during the performance of their daily functions. We invite our business partners to respect this policy.

All members of EPE can be the subjects of thanks and cordialities through gifts or hospitality from our business partners, for the services they perform on behalf of and for EPE. So that there is no incorrect interpretation between gratitude, reward, consideration or bribery, the following items will be considered within the scope:

  • a. Gifts, entertainment and hospitality (hospitality should be understood as the offer of lodgment anywhere).
  • b. Political or charitable donations.
  • c. Agent Clients or public officials’ travels.
  • d. Promotion expenses and sponsorship.
  • F. Club memberships.
  • g. Personal favors.
  • h. Confidential and privileged information.
 

This policy is of public order and will be applicable, in addition to the members of EPE, also for clients, suppliers, business partners, branches, affiliates and public sector personnel with whom EPE or its members have any interaction.

If there is a discrepancy between the determinations mentioned in this policy and the uses and customs or any other condition that is applicable to the gift or hospitality, who perform the EPE compliance function, will have the final criterion on the procedure of the member of EPE regarding the gift or hospitality that is intended to be received.

In case of disrespect of this policy, the corresponding complaint will be made to the email denuncias@epe.com.mx

2. Reference Documents

  • Policy based on the ISO 37001: 2016 standard (8.4 Non-financial controls, 8.7 Gifts, hospitality, donations and similar benefits), Anti-Bribery Management Systems-Requirements with guidance for their use.

 

3. Definition Description

  1. Promotional items. Those whose purpose is to position a brand in the market and are delivered as part of a marketing strategy.
  2. Target articles. They are those products that suppliers grant to customers as part of a commercial strategy program for the acquisition of certain goods or services.
  3. EPE. Equipo y Productos Especializados, S.A. by C. V.
  4. Hospitality. Lodgment provided by third parties with the corresponding basic services.
  5. Gift.Object that is given to a person as a token of affection or consideration.
  6. CSR Corporate social responsibility.
  7. Public sector. Public administration at any of its levels.
  8. Business partner. External party with which the organization has, or plans to establish, some type of business relation.
  • Note: Business Partner includes, but is not limited to, Customers, Consumers, “Business Alliance”, Business Alliance Partners, Consortium Members, Third Party Suppliers, Contractors, Consultants, Subcontractors, Suppliers, Vendors, Advisors, Agents, Distributors, representatives, intermediaries and investors.

4. Content

4.1. Acceptance requests.

Business partners who wish to grant a gift or hospitality to any member of EPE must report their intention through the module provided on the website www.epe.com.mx. 

The request that is made must contain at least the following information:

  • a) Full name of the grantor.
  • b) Grantor’s position.
  • c) Trade name of the company or brand it represents.
  • d) Hospitality, object or objects that are intended to be gifted.
  • e) Estimated value of the hospitality, object or objects that are intended to be gifted.
  • f) Person to whom it is intended to give or grant hospitality.
  • g) Reason for which it is intended to grant the gift or hospitality.

Once the request is received, the personnel designated in EPE will determine the acceptance or rejection, which will notify via email and will record it in the corresponding registry log. The staff designated as the compliance officer will approve the acceptance in accordance with the following criteria:

  • a) The reason for which it will be granted.
  • b) Company that the grantor represents or works for.
  • c) Value of the gift or hospitality that is intended to be granted.
  • d) List of the areas to which the grantor belongs and the person to whom the gift or hospitality is intended.
  • e) The uses and customs of the place where the gift or hospitality is given.
  • The acceptance or rejection will be notified via email to the interested parties.

4.2. EPE obligations

The following are established as mandatory responsibilities:

  • a) This policy will be made known to all members of the organization, business partners, alike; Likewise, this policy will remain visible on the EPE website and will be made known to any person who intends to grant a gift or hospitality to any member of EPE.
  • b) EPE will implement a registry in which all gifts or hospitality received by its members; in the registry the gift or hospitality will be duly registered indicating the date of the notice, the approximate amount of economic value and the person to whom it is addressed.
  • c) The organization will encourage all its staff to report any gifts or hospitality they receive or intend to receive.
  • d) Reciprocally, the organization through communications within the organization will keep its members informed of avoiding offering any type of gift or gift to achieve an advantageous situation in front of third parties or to obtain a goal. e) Make all employees aware of all kinds of donations and sponsorships for the benefit of the community that EPE makes. The rest of EPE’s business partners and the general public will be informed through the website www.epe.com.mx

 4.3. Obligations of EPE employees

For due compliance with this policy, EPE employees must comply with the following obligations:

  • a) Report any gifts or hospitality they receive or that they know they could receive. The EPE member who receives the gift or hospitality must inform the staff designated by the EPE compliance function and deliver the good received for assessment and authorization of admission or, if it is not admissible, the property will be returned. gifted.
  • b) Make known to business partners, as well as people with whom they interact within their daily functions of the public sector who intend to give or grant any hospitality, regarding the rules and prohibitions established by this policy.
  • c) Refrain from promoting, insinuating and granting any type of gift, gift or hospitality to any client, supplier or representative of the public sector with whom they interact to obtain any benefit.
  • d) Refrain from making payments intended to influence, or that could reasonably be perceived as influence, to obtain a benefit or other object in favor of the organization.
  • e) Immediately report any knowledge of contempt of this policy through the mail denuncias@epe.com.mx. The complaint made by the EPE collaborator may be registered as anonymous if the collaborator so requests.

4.4. Exceptions

Gifts of a promotional nature, courtesy details or usual attentions in business and good customs may be accepted, if they have the following characteristics:

  • a) Objects that are notoriously provided to the general public for free, such as calendars, pens or agendas.
  • b) Are provided for social uses, as part of promotional activities.
  • c) In the case of promotional items.
  • d) They are target articles.

These exceptions apply equally to EPE members.

4.5. Limits of acceptance and granting of gifts and hospitality.

In order not to be a company whose social interaction is restricted or that may limit encouraging the excellent work carried out by the members of EPE, the receipt of gifts or hospitality is authorized, if they are announced through the stipulated channels and through the formats that this policy establishes.

  • a) When the receiver or the possible receiver of the property or hospitality is the Administration and Finance director, who will authorize or reject the admissibility of the property will be the General Directorate
  • b) All gifts or hospitality must go through an inspection by designated personnel who will determine the economic value of the property and the admissibility of the gift or hospitality, in accordance with the impact it may have on the proper functioning of the organization. This treatment will be for gifts or hospitalities that are received and for those that are granted.
  • c) It may be requested to receive or grant gifts or hospitality for exceptional services, when 3 months or more have elapsed since the service for which the gift or hospitality is intended to be granted to any member of EPE has elapsed.
  • d) Gifts or hospitality received or granted by EPE personnel will have an economic value limit of $ 2,000.00 (Two thousand pesos 00/100 M.N.). Any hospitality and / or gift whose commercial value exceeds the amount will be considered inadmissible. Whom executes the compliance function in EPE, may authorize the receipt of any gift or hospitality that exceeds the economic limit.
  • e) Any amount of money or gift card equivalent regardless of its amount, as well as any provision of services will be immediately discarded as admissible.
  • f) Attendance to seminars and purely training activities, as well as professional lunches will not be considered as personal benefits, unless, due to cost, place, context, or accessory services, they are disproportionate for their purpose.

4.6. Treatment of conflicts of interest

All EPE members will avoid situations that can be interpreted as a conflict of interest, which can clearly influence their professional performance internally or externally to the organization.

There is a conflict of interest when a personal, family or friendship situation or any other type of external circumstance may affect your professional objectivity. Therefore, all EPE members must refrain from participating in decision-making on matters affected by the conflict of interest or from exercising influence over the persons in charge of making them.

In the event of a conflict of interest, but the action of the specific case is the only viable option because there is no other commercial option or another suitable candidate, it will be determined in accordance with EPE-P-22; Prevention of illegal acts and discrimination, the exception to the specific case or, failing that, the inadmissibility of acting because it is a conflict of interest that harms the correct action of EPE. For the assessment of the specific case, the ethical provisions, social responsibility and regulations applicable to EPE must be observed.

4.7. Treatment of gifts and hospitalities not accepted.

Those gifts given and rejected by the competent authority in EPE, may be returned to the people who sent them. If the person who gave the gift does not allow it to be returned, the EPE compliance officer will decide the destination of the gift. In the case of inventory and non-perishable goods, they will be stored in the EPE Warehouse and entered the EPE inventory within the Donations item.

4.8. Complaints

All complaints for violation or contempt of this policy will be made through the email denuncias@epe.com.mx. The complaints may be anonymous or be recognized at the discretion of the complainant. The complaints that are made must contain:

  1.  The name of the collaborator who is reported.
  2. Date the events occurred.
  3. Detail the facts as much as possible.
  4. Mention the place where the events occurred.

Once the complaint is filed, the pertinent investigation will be carried out by the EPE authorities (EPE-P-22: Prevention of illegal acts and discrimination) to determine the veracity and, where appropriate, determine the pertinent actions to address the situation. .

The resolution determined by the EPE authorities will be confidential and may not be disclosed to the general public, only the interested parties will have knowledge. To sanction EPE’s employees and business partners, procedure EPE-P-44 (Sanctions) must be followed.

If it is found that the actions of the EPE member are typified by current legislation, they will be reported to the corresponding authorities.

Approved by the General Directorate of Equipos y Productos Especializados, S.A. de C.V.
EPE-PL-17.01 dated April 05, 2021