1. Objetivo y Alcance

Establecer las reglas, lineamientos y actuaciones que todo colaborador, deberá acatar durante el desempeño de sus funciones diarias. Invitamos a nuestros socios de negocios a respetar la presente política. 

Todos los integrantes de EPE pueden ser sujetos de agradecimientos y cordialidades a través de obsequios u hospitalidades por parte de nuestros socios de negocio, por los servicios que desempeñan en nombre de y para EPE. Para que no exista una incorrecta interpretación entre agradecimiento, recompensa, contraprestación o soborno serán considerados dentro del alcance los siguientes rubros:

a. Regalos, entretenimiento y hospitalidad (deberá entenderse por hospitalidad el ofrecimiento de hospedaje en cualquier lugar).

b. Donaciones políticas o de caridad.

c. Viajes del representante del cliente u oficiales públicos.

d. Gastos de promoción.

e. Patrocinio.

f. Membresías a clubes.

g. Favores personales.

h. Información confidencial y privilegiada.

La presente política es de orden público y será aplicable, además de los integrantes de EPE, también para clientes, proveedores, socios comerciales, sucursales, filiales y personal del sector público con el que EPE o sus integrantes tengan interacción alguna.

En caso de que exista discrepancia entre las determinaciones que se mencionan en la presente política y los usos y costumbres o cualquier otra condición que sea aplicable al obsequio u hospitalidad, quién ejerza la función de cumplimiento de EPE, tendrá el criterio final sobre el proceder del integrante de EPE respecto del obsequio u hospitalidad que se pretenda recibir.

En caso de desacato de la presente política se realizará la denuncia correspondiente al correo electrónico denuncias@epe.com.mx

2. Documentos de Referencias

• Política basada en la norma ISO 37001:2016 (8.4 Controles no financieros, 8.7 Regalos, hospitalidad,

donaciones y beneficios similares), Sistemas de Gestión Antisoborno-Requisitos con orientación para su uso.

3. Definiciones

1. Artículos promocionales. Son aquellos cuya finalidad sea la de posicionar en el mercado una marca y son entregados como parte de una estrategia de mercadotecnia.

2. Artículos meta. Son aquellos productos que los proveedores otorgan a los clientes como parte de un programa de una estrategia comercial por la adquisición de

determinados bienes o servicios.

 3. EPE. Equipos y Productos Especializados, S.A. de C. V.

4. Hospitalidad. Alojamiento proporcionado por terceros con los correspondientes servicios básicos.

5. Obsequio. Objeto que se da a una persona como muestra de afecto o de consideración.

6. RSE. Responsabilidad Social Empresarial.

7. Sector publico. La administración pública en cualquiera de sus niveles.

8. Socio de negocio. Parte externa con la que la organización, tiene, o planifica establecer, algún tipo de relación comercial.

Nota: Socio de negocios incluye, pero no se limita a los clientes, consumidores, “alianza empresarial”, socios de alianzas empresariales, miembros de un consorcio, proveedores externos, contratistas, consultores, subcontratistas, proveedores, vendedores, asesores, agentes, distribuidores, representantes, intermediarios e inversores.

4. Contenido

4.1. Solicitudes de aceptación.

Los socios de negocios, que deseen otorgar un obsequio u hospitalidad a cualquier integrante de EPE deberán reportar su intención a través del módulo dispuesto en la página de internet www.epe.com.mx.

La solicitud que se realice deberá de contener al menos la siguiente información:

a) Nombre completo del otorgante.

b) Cargo del otorgante.

c) Razón social de la empresa o marca que representa.

d) Hospitalidad, objeto u objetos que se pretendan obsequiar.

e) Valor estimado de la hospitalidad, objeto u objetos que se pretenden obsequiar.

f) Persona a la que se pretende obsequiar u otorgar la hospitalidad.

g) Motivo por el cual se pretende otorgar el obsequio u hospitalidad.

Una vez recibida la solicitud, el personal designado en EPE determinará la aceptación o rechazo, lo cual notificará vía correo electrónico y lo registrará en la bitácora de registros que corresponda. El personal designado como oficial de cumplimiento aprobará la aceptación de conformidad con los siguientes criterios:

a) El motivo por el cual se otorgará.

b) Empresa a la que representa o para la cual labora el otorgante.

c) Valor del obsequio u hospitalidad que se pretende otorgar.

d) Relación de las áreas a las que pertenecen el otorgante y la persona a la que va destinada el obsequio u hospitalidad.

e) Los usos y costumbres del lugar donde se otorga el obsequio u hospitalidad.

La aceptación o rechazo se notificará a través de correo electrónico a los interesados.

4.2. Obligaciones de EPE

Se establecen como responsabilidades obligatorias las siguientes:

a) La presente política se hará del conocimiento de todos los integrantes de la organización, socios de negocios, por igual; asimismo esta política permanecerá visible en la página de internet de EPE y se dará a conocer a toda persona que pretenda otorgar un obsequio u hospitalidad a cualquier integrante de EPE.

b) EPE implementará un registro en el cual todo obsequio u hospitalidad que reciban sus integrantes; en el registro el regalo u hospitalidad será debidamente registrada indicando la fecha del aviso, el monto aproximado de valor económico y la persona a la que va dirigida.

c) La organización exhortará a todo su personal a informar respecto de cualquier obsequio u hospitalidad que reciba o pretendan recibir.

d) De manera recíproca, la organización a través de comunicados dentro de la organización mantendrá informados a sus integrantes de evitar ofertar cualquier tipo de obsequio o dadiva para conseguir una situación ventajosa frente a terceros o sea para la obtención de un objetivo.

e) Hacer del conocimiento a todos los colaboradores, todo tipo de donaciones y patrocinios en beneficio de la comunidad, que EPE realice.

4.3. Obligaciones de los colaboradores de EPE

Para el debido cumplimiento de la presente política los colaboradores de EPE deberán cumplir con las siguientes obligaciones:

a) Reportar todo obsequio u hospitalidad que reciban o que tengan conocimiento que podrían recibir. El integrante de EPE que reciba el obsequio u hospitalidad deberá informar a la al personal designado por la función de cumplimiento de EPE y entregar el bien recibido para valoración y autorización de admisión o en caso de no ser admisible, se procederá a la devolución del bien obsequiado.

b) Hacer del conocimiento a socios de negocio, así como personas con las que interactúen dentro de sus funciones diarias del sector público que pretendan obsequiar u otorgar alguna hospitalidad, respecto de las reglas y prohibiciones que establece la presente política.

c) Abstenerse de propiciar, insinuar y otorgar cualquier tipo de obsequio, dadiva u hospitalidad a cualquier cliente, proveedor o representante del sector público con quién interactúen para la obtención de cualquier beneficio.

d) Abstenerse de realizar pagos destinados a influir, o que razonablemente podrían percibirse como influencia, para obtener un beneficio u otro objeto a favor de la organización.

e) Denunciar de manera inmediata todo conocimiento de desacato a la presente política a través del correo denuncias@epe.com.mx. La denuncia que realice le colaborador de EPE podrá ser registrada como anónima, siempre y cuando así lo solicite el colaborador.

4.4. Excepciones

Se podrán aceptar obsequios de carácter promocional, detalles de cortesía o atenciones habituales en los negocios y buenas costumbres, siempre y cuando tengan las siguientes características:

a) Sean objetos que notoriamente sean proporcionados al público en general de manera gratuita como lo son calendarios, plumas o agendas.

b) Sean proporcionadas para usos sociales, como parte de actividades de promoción.

c) Se trate de artículos promocionales.

d) Se trate de artículos meta.

Estas excepciones aplican de igual forma para los integrantes de EPE.

4.5. Límites de aceptación y otorgamiento de obsequios y atenciones

Con la finalidad de no ser una empresa cuya interacción social sea restringida o que pueda limitar el alentar el excelente trabajo que realizan los integrantes de EPE, se autoriza la recepción de obsequios u hospitalidad, siempre que sean anunciados a través de los canales estipulados y mediante los formatos que esta política establece.

a) Cuando el receptor o el posible receptor del bien u hospitalidad sea el Director de Administración y Finanzas, quién autorizará o rechazará la admisibilidad del bien será el Director General.

b) Todos los obsequios u hospitalidades deberán pasar por una inspección del personal designado quienes determinarán el valor económico del bien y la admisibilidad del obsequio u hospitalidad, de conformidad con el impacto que pueda tener para el debido funcionamiento de la organización. Este tratamiento será para los obsequios u hospitalidades que se reciban y para aquellos que se otorgan.

c) Se podrá solicitar recibir u otorgar obsequios u hospitalidad por servicios excepcionales, cuando hayan transcurrido 3 meses o más de haber prestado el servicio por el que se pretende otorgar el obsequio u hospitalidad que se pretenda destinar a cualquier integrante de EPE.

d) Los obsequios u hospitalidad que se reciban o se otorguen por parte de personal de EPE, tendrán un límite de valor económico de $2,000.00 (Dos mil pesos 00/100 M.N.). Toda hospitalidad y/u obsequio cuyo valor comercial exceda la cantidad mencionada, será considerada inadmisible. Quién ejerza la función de cumplimiento en EPE, podrá autorizar la recepción de cualquier obsequio u hospitalidad que rebase el límite económico mencionado.

e) Toda cantidad de dinero o equivalente en tarjeta de regalo sea cual sea su importe, así como cualquier prestación de servicios quedará inmediatamente descartada como admisible.

f) La asistencia a seminarios y actividades puramente formativas, así como almuerzos profesionales no serán considerados como beneficios personales, salvo que, por el coste, el lugar, el contexto, o por las prestaciones accesorias, resulten desproporcionados para su finalidad.

4.6. Tratamiento de conflictos de interés

Todos los integrantes de EPE evitarán las situaciones que puedan interpretarse como un conflicto de interés, que notoriamente puedan influir en su desempeño profesional de manera interna o externa a la organización.

Existe conflicto de interés cuando una situación personal, familiar, de amistad o cualquier otro tipo de circunstancia externa pueda afectar su objetividad profesional. Por lo cual todos los integrantes de EPE deberán abstenerse de participar en la toma de decisiones sobre asuntos a los que afecta el conflicto de interés o de ejercer influencia sobre las personas encargadas de tomarlas.

En caso de existencia de conflicto de interés, pero la actuación del caso en concreto sea la única opción viable por no existir otra opción comercial u otro candidato idóneo, se determinará de conformidad con el EPE-P-22; Prevención de actos ilícitos y de discriminación la excepción al caso en concreto o en su defecto, la inadmisión del actuar por tratarse un conflicto de interés que perjudica el correcto actuar de EPE. Para la valoración del caso en concreto se deberá atender las disposiciones éticas, de responsabilidad social y normatividad aplicable a EPE.

4.7. Tratamiento de obsequios y hospitalidades no aceptadas

Aquellos obsequios entregados y que sean rechazados por la autoridad competente en EPE, podrán ser devueltos a las personas que los hicieron llegar. En caso de que la persona que entrego el obsequio no permita su devolución, el oficial de cumplimiento de EPE decidirá el destino del obsequio. En el caso de bienes inventariables y no perecederos, se resguardarán en el Almacén de EPE y se ingresarán al inventario de EPE dentro del rubro Donaciones.

4.8. Denuncias

Todas las denuncias por violación o desacato de la presente política se realizarán a través del correo electrónico denuncias@epe.com.mx. Las denuncias podrán ser anónimas o ser reconocidas a elección del denunciante. Las denuncias que se realicen deberán contener: 

1. El nombre del colaborador que se denuncia.

2. Fecha en que ocurrieron los hechos.

3. Detallar lo mayormente posible los hechos.

4. Mencionar el lugar donde ocurrieron los hechos.

Una vez que se presente la denuncia se realizará la investigación pertinente por parte de las autoridades de EPE (EPE-P-22: Prevención de actos ilícitos y de discriminación) para determinar la veracidad y en su caso determinar las acciones pertinentes para atender la situación.

La resolución que se determine por parte de las autoridades de EPE será de carácter confidencial y no podrá ser revelada al público general, únicamente tendrán conocimiento las partes interesadas. Para sancionar a los colaboradores y socios de negocio de EPE se deberá seguir el procedimiento EPE-P-44 (Sanciones).

En caso de encontrarse que la actuación del integrante de EPE se encuentra tipificada por la legislación vigente, será denunciado ante las autoridades correspondientes.

5. Control de los registros