Política Antisoborno

1. Objetivo y Alcance

Establecer un compromiso responsable bajo el cumplimiento de todas las leyes, reglamentos y otros requisitos que rijan la conducta de nuestras operaciones, las acciones de soborno y cualquier otra omisión de delitos financieros, tributarios o de aquellos que involucren la responsabilidad de personal de la administración pública en cualquiera de sus niveles. Esta política es aplicable para todas las áreas de negocio de EPE y para las diferentes partes interesadas que tienen relación con la empresa por lo cual su aplicabilidad se extiende por todo el territorio de los Estados Unidos Mexicanos.

2. Documentos de Referencias

Política basada en la norma ISO 37001:2016 (5.2. Política antisoborno), Sistemas de Gestión Antisoborno- Requisitos con orientación para su uso.

• EPE-P-22; Prevención de actos ilícitos y de discriminación

• EPE-P-44; Sanciones

• EPE-MG; Manual de Gestión

3. Definiciones

1. Artículos promocionales. Son aquellos cuya finalidad sea la de posicionar en el mercado una marca y son entregados como parte de una estrategia de mercadotecnia.

2. Artículos meta. Son aquellos productos que los proveedores otorgan a los clientes como parte de un programa de una estrategia comercial por la adquisición de

determinados bienes o servicios.

 3. EPE. Equipos y Productos Especializados, S.A. de C. V.

4. Hospitalidad. Alojamiento proporcionado por terceros con los correspondientes servicios básicos.

5. Obsequio. Objeto que se da a una persona como muestra de afecto o de consideración.

6. Soborno. Oferta, promesa, entrega, aceptación solicitud de una ventaja indebida de cualquier valor, directa o indirectamente, e independiente de su ubicación, en violación de la ley vigente, como incentivo o como recompensa para que una persona actúe o deje de actuar en relación con el desempeño de las obligaciones de esa persona.

7. Socio de negocios. Parte externa con la que la organización, tiene, o planifica establecer, algún tipo de relación comercial. 

Nota: Socio de negocios incluye, pero no se limita a los clientes, consumidores, “alianza empresarial”, socios de alianzas empresariales, miembros de un consorcio, proveedores externos, contratistas, consultores, subcontratistas, proveedores, vendedores, asesores, agentes, distribuidores, representantes, intermediarios e inversores.

8. Sector público. La administración pública en cualquiera de sus niveles.

4. Contenido

4.1. Compromisos antisoborno.

EPE siendo una organización cuyo compromiso con la sociedad hace que nuestras relaciones comerciales tengan un enfoque con responsabilidad social empresarial, reiteramos nuestro compromiso para rechazar y denunciar los actos de soborno, en el entendido que todos los integrantes de EPE serán observadores y actores en el cumplimiento de la presente política, debido a esto, la participación activa de todos los integrantes de EPE, será el pilar de los esfuerzos en la lucha contra la corrupción y actos de soborno; así como de establecer los mecanismos para asegurar que no existen sobornos u otros pagos corruptos.

Como parte de nuestro esfuerzo, EPE establecerá controles no financieros que ayuden a mantener una estricta vigilancia en las actividades comerciales que nuestros colaboradores lleven a cabo, sin que esto implique limitantes en las gratificaciones que pueden llegar a recibir por un trabajo excepcional.

Los colaboradores de EPE, tendrán el conocimiento necesario para identificar y saber actuar dentro del marco de las obligaciones competentes cuando se presenten situaciones o actos de corrupción. Por ningún motivo deberán dar, solicitar, aceptar, o confabularse con terceros con el fin de lograr un propósito inadecuado, incluyendo influenciar inapropiadamente las acciones de otra parte específicamente en relación con un oferta o procesos de licitación.

Los colaboradores de deberán estar conscientes y alertas en todo momento de los riesgos de soborno, proceder con la debida diligencia y no realizar ningún tipo de pago de facilitación (propina, dadiva o gratificación. EPE fomentará una cultura de denuncia mediante la cual los colaboradores podrán utilizar los canales dispuestos para reportar cualquier acto de soborno que pudieran presenciar.

Se exhortará a todos nuestros socios de negocios para que adopten una cultura de rechazo al soborno a través de compromisos sostenibles con lo que las partes involucradas no vean un menoscabo en las actividades comerciales que realizan.

Se procurará establecer relaciones comerciales basadas en información objetiva y canales de comunicación que eviten crear confusión o propicien un ambiente en el que se pueda aprovechar la falta de supervisión para obtener ventajas indebidas.

Se evaluarán activamente a los socios de negocios en base a la calidad del servicio, precios y fomento de una cultura organizacional orientada a la responsabilidad social empresarial y declaraciones de combate a la corrupción y los actos de soborno, lo que contribuirá a establecer relaciones comerciales con probidad, que ayudarán a los esfuerzos de EPE a rechazar el soborno en cualquier de sus manifestaciones.

4.2. Obligaciones de EPE

a) Establecer políticas que limiten las oportunidades de aprovechamiento para actividades ilícitas.

b) Fomentar en todos los colaboradores de EPE una cultura de rechazo al soborno mediante capacitaciones y campañas internas que ayuden a los colaboradores a identificar actividades contrarias a la presente política y sean denunciadas a través de los canales dispuestos.

c) Invitar a todos nuestros socios de negocios a aceptar los lineamientos del sistema de gestión integral de EPE.

d) Identificar los riesgos potenciales en las actividades económicas que EPE realiza, en materia de soborno.

e) Identificar y acatar las disposiciones jurídicas establecidas por la Administración Pública en materia de combate a la corrupción y al soborno.

f) Establecer canales de denuncia y seguimiento mediante los cuales se combatirá mediante acciones correctivas las actividades de soborno que los colaboradores de EPE y socios de negocios realicen indebidamente.

4.3. Cumplimiento normativo

En el marco legal de las actividades de EPE, la organización tendrá la obligación de detectar cualquier actualización a la normatividad vigente en materia de actos que constituyan sobornoy realizar las adecuaciones pertinentes en sus políticas y normatividad interna con la finalidad de estar en concordancia con la legislación aplicable.

4.4. Función de cumplimiento

EPE designará a una persona que fungirá como oficial de cumplimiento antisoborno, dicha persona será nombrada por la Dirección General de EPE bajo los criterios de formación profesional, buen comportamiento e intereses de capacitación continua.

 

El personal que funja como oficial de cumplimiento antisoborno tendrá la responsabilidad y autoridad para:

a) Supervisar el diseño e implementación del sistema de gestión antisoborno por parte de la organización;

b) Proporcionar asesoramiento y orientación al personal sobre el sistema de gestión antisoborno y las cuestiones relacionadas con el soborno;

c) Asegurarse de que el sistema de gestión antisoborno es conforme con los requisitos de este documento;

d) Informar sobre el desempeño del sistema de gestión antisoborno a la Dirección General de EPE.

EPE proveerá al oficial de cumplimiento antisoborno de recursos adecuados y de personal que tenga la competencia, la posición y la autoridad apropiada.

El oficial de cumplimiento antisoborno tendrá acceso directo y rápido a la Dirección General de EPE para plantear cualquier cuestión o inquietud en relación con el soborno o el sistema de gestión antisoborno.

4.5. Denuncias

Todas las denuncias por violación o desacato de la presente política se realizarán a través del correo electrónico denuncias@epe.com.mx. Las denuncias podrán ser anónimas o ser reconocidas por el denunciante. Las denuncias que se realicen deberán contener:

1. El nombre del colaborador que se denuncia.

2. Fecha en que ocurrieron los hechos.

3. Detallar lo mayormente posible los hechos.

4. Mencionar el lugar donde ocurrieron los hechos.

Una vez que se presente la denuncia se realizará la investigación pertinente por parte de las autoridades de EPE (EPE-P-22: Prevención de actos ilícitos y de discriminación) para determinar la veracidad y en su caso determinar las acciones pertinentes para atender la situación.

La resolución que se determine por parte de las autoridades de EPE será de carácter confidencial y no podrá ser revelada al público general, únicamente tendrán conocimiento las partes interesadas. Para sancionar a los colaboradores de EPE se deberá seguir el procedimiento EPE-P-44 (Sanciones). Para socios de negocios las resoluciones podrán rescindir los contratos comerciales que cuenten con vigencia al momento de la resolución; cualquier acto que realicen los socios de negocios que constituyan algún tipo de delito serán denunciados ante las autoridades competentes.

En caso de encontrarse que la actuación del integrante de EPE se encuentra tipificada por la legislación vigente, será denunciado ante las autoridades correspondientes.

5. Control de cambios

6. Aprobaciones