Política Antisoborno

1. Objetivo y Alcance

Establecer un compromiso responsable bajo el cumplimiento de todas las leyes, reglamentos y otros requisitos que rijan la conducta de nuestras operaciones, las acciones de soborno y cualquier otra omisión de delitos financieros, tributarios o de aquellos que involucren la responsabilidad de personal de la administración pública en cualquiera de sus niveles. Esta política es aplicable para todas las áreas de negocio de EPE y para las diferentes partes interesadas que tienen relación con la empresa por lo cual su aplicabilidad se extiende por todo el territorio de los Estados Unidos Mexicano

La presente política coadyuvará con las directrices determinadas por la Política de Gestión de EPE.

2. Documentos de Referencias

  • Política basada en la norma ISO 37001:2016 (5.2. Política antisoborno), Sistemas de Gestión Antisoborno-Requisitos con orientación para su uso.
  • EPE-P-22; Prevención de actos ilícitos y de discriminación
  • EPE-P-44; Sanciones
  • EPE-MG; Manual de Gestión
 

3. Definiciones

  1. Artículos promocionales. Son aquellos cuya finalidad sea la de posicionar en el mercado una marca y son entregados como parte de una estrategia de mercadotecnia.
  2. Artículos meta. Son aquellos productos que los proveedores otorgan a los clientes como parte de un programa de una estrategia comercial por la adquisición de determinados bienes o servicios.
  3. EPE. Equipos y Productos Especializados, S.A. de C. V.
  4. Hospitalidad. Alojamiento proporcionado por terceros con los correspondientes servicios básicos.
  5. Obsequio. Objeto que se da a una persona como muestra de afecto o de consideración.
  6. Soborno. Oferta, promesa, entrega, aceptación solicitud de una ventaja indebida de cualquier valor, directa o indirectamente, e independiente de su ubicación, en violación de la ley vigente, como incentivo o como recompensa para que una persona actúe o deje de actuar en relación con el desempeño de las obligaciones de esa persona.
  7. Socio de negocios. Parte externa con la que la organización, tiene, o planifica establecer, algún tipo de relación comercial. Nota: Socio de negocios incluye, pero no se limita a los clientes, consumidores, “alianza empresarial”, socios de alianzas empresariales, miembros de un consorcio, proveedores externos, contratistas, consultores, subcontratistas, proveedores, vendedores, asesores, agentes, distribuidores, representantes, intermediarios e inversores.
  8. Sector público. La administración pública en cualquiera de sus niveles.

4. Contenido

4.1. Compromisos antisoborno.

EPE siendo una organización cuyo compromiso con la sociedad hace que nuestras relaciones comerciales tengan un enfoque con responsabilidad social empresarial, reiteramos nuestro compromiso para rechazar y denunciar los actos de soborno, en el entendido que todos los integrantes de EPE serán observadores y actores en el cumplimiento de la presente política, debido a esto, la participación activa de todos los integrantes de EPE, será el pilar de los esfuerzos en la lucha contra la corrupción y actos de soborno; así como de establecer los mecanismos para asegurar que no existen sobornos u otros pagos corruptos.

Como parte de nuestro esfuerzo, EPE establecerá controles no financieros que ayuden a mantener una estricta vigilancia en las actividades comerciales que nuestros colaboradores lleven a cabo, sin que esto implique limitantes en las gratificaciones que pueden llegar a recibir por un trabajo excepcional.

Los colaboradores de EPE, tendrán el conocimiento necesario para identificar y saber actuar dentro del marco de las obligaciones competentes cuando se presenten situaciones o actos de corrupción. Por ningún motivo deberán dar, solicitar, aceptar, o confabularse con terceros con el fin de lograr un propósito inadecuado, incluyendo influenciar inapropiadamente las acciones de otra parte específicamente en relación con un oferta o procesos de licitación.

Los colaboradores de deberán estar conscientes y alertas en todo momento de los riesgos de soborno, proceder con la debida diligencia y no realizar ningún tipo de pago de facilitación (propina, dadiva o gratificación. EPE fomentará una cultura de denuncia mediante la cual los colaboradores podrán utilizar los canales dispuestos para reportar cualquier acto de soborno que pudieran presenciar.

Se exhortará a todos nuestros socios de negocios para que adopten una cultura de rechazo al soborno a través de compromisos sostenibles con lo que las partes involucradas no vean un menoscabo en las actividades comerciales que realizan.

Se procurará establecer relaciones comerciales basadas en información objetiva y canales de comunicación que eviten crear confusión o propicien un ambiente en el que se pueda aprovechar la falta de supervisión para obtener ventajas indebidas.

Se evaluarán activamente a los socios de negocios en base a la calidad del servicio, precios y fomento de una cultura organizacional orientada a la responsabilidad social empresarial y declaraciones de combate a la corrupción y los actos de soborno, lo que contribuirá a establecer relaciones comerciales con probidad, que ayudarán a los esfuerzos de EPE a rechazar el soborno en cualquier de sus manifestaciones.

4.2. Obligaciones de EPE

  • a) Establecer políticas que limiten las oportunidades de aprovechamiento para actividades ilícitas.
  • b) Fomentar en todos los colaboradores de EPE una cultura de rechazo al soborno mediante capacitaciones y campañas internas que ayuden a los colaboradores a identificar actividades contrarias a la presente política y sean denunciadas a través de los canales dispuestos.
  • c) Invitar a todos nuestros socios de negocios a aceptar los lineamientos del sistema de gestión integral de EPE.
  • d) Identificar los riesgos potenciales en las actividades económicas que EPE realiza, en materia de soborno.
  • e) Identificar y acatar las disposiciones jurídicas establecidas por la Administración Pública en materia de combate a la corrupción y al soborno.
  • f) Establecer canales de denuncia y seguimiento mediante los cuales se combatirá mediante acciones correctivas las actividades de soborno que los colaboradores de EPE y socios de negocios realicen indebidamente.
  • g) Procurar que toda denuncia que se realice a través de los canales determinados será guiada con los principios de no represalias contra el denunciante, planteamiento de inquietudes de buena fe o sobre la base de una creencia razonable, en confianza y sin temor a represalias.
 

4.3. Cumplimiento normativo

En el marco legal de las actividades de EPE, la organización tendrá la obligación de detectar cualquier actualización a la normatividad vigente en materia de actos que constituyan soborno y realizar las adecuaciones pertinentes en sus políticas y normatividad interna con la finalidad de estar en concordancia con la legislación aplicable.

4.4. Función de cumplimiento

EPE designará a una persona que fungirá como oficial de cumplimiento antisoborno, dicha persona será nombrada por la Dirección General de EPE bajo los criterios de formación profesional, buen comportamiento e intereses de capacitación continua.

El personal que funja como oficial de cumplimiento antisoborno tendrá la responsabilidad y autoridad para:

  • a) Supervisar el diseño e implementación del sistema de gestión antisoborno por parte de la organización;
  • b) Proporcionar asesoramiento y orientación al personal sobre el sistema de gestión antisoborno y las cuestiones relacionadas con el soborno;
  • c) Asegurarse de que el sistema de gestión antisoborno es conforme con los requisitos de este documento;
  • d) Informar sobre el desempeño del sistema de gestión antisoborno a la Dirección General de EPE.
  • e) Actuar con autoridad e independencia en todas sus actividades como Función de Cumplimiento.

EPE proveerá al oficial de cumplimiento antisoborno de recursos adecuados y de personal que tenga la competencia, la posición y la autoridad apropiada.

El oficial de cumplimiento antisoborno tendrá acceso directo y rápido a la Dirección General de EPE para plantear cualquier cuestión o inquietud en relación con el soborno o el sistema de gestión antisoborno.

4.5. Denuncias

Todas las denuncias por violación o desacato de la presente política se realizarán a través del correo electrónico denuncias@epe.com.mx. Las denuncias podrán ser anónimas o ser reconocidas por el denunciante. Las denuncias que se realicen deberán contener:

  1. El nombre del colaborador que se denuncia.
  2. Fecha en que ocurrieron los hechos.
  3. Detallar lo mayormente posible los hechos.
  4. Mencionar el lugar donde ocurrieron los hechos.

Una vez que se presente la denuncia se realizará la investigación pertinente por parte de las autoridades de EPE (EPE-P-22; Prevención de actos ilícitos y de discriminación) para determinar la veracidad y en su caso determinar las acciones pertinentes para atender la situación. 

La resolución que se determine por parte de las autoridades de EPE será de carácter confidencial y no podrá ser revelada al público general, únicamente tendrán conocimiento las partes interesadas. Para sancionar a los colaboradores de EPE se deberá seguir el procedimiento EPE-P-44; Sanciones. Para socios de negocios las resoluciones podrán rescindir los contratos comerciales que cuenten con vigencia al momento de la resolución; cualquier acto que realicen los socios de negocios que constituyan algún tipo de delito serán denunciados ante las autoridades competentes.

En caso de encontrarse que la actuación del integrante de EPE se encuentra tipificada por la legislación vigente, será denunciado ante las autoridades correspondientes.

Aprobado por la Dirección General de Equipos y Productos Especializados, S.A. de C.V.

EPE-PL-20.01 con fecha del 09 de abril de 2021

Anti-bribery Policy

1. Objective and reach

Establish a responsible commitment under compliance with all laws, regulations and other requirements that govern the conduct of our operations, bribery actions and any other omission of financial, tax crimes or those that involve the responsibility of public administration personnel at any of its levels. This policy is applicable to all EPE business areas and to the different interested parties that are related to the company, therefore its applicability extends throughout the entire territory of the United Mexican States. This policy will contribute to the guidelines determined by EPE’s Management Policy.

2. Reference Documents

  • • Policy based on the ISO 37001: 2016 standard (5.2. Anti-bribery policy), Anti-bribery Management Systems-Requirements with guidance for its use.
  • • EPE-P-22; Prevention of illegal acts and discrimination
  • • EPE-P-44; Sanctions
  • • EPE-MG; Management manual

3. Definitions

  1. Promotional items. Those which purpose is to position a brand in the market and are delivered as part of a marketing strategy.
  2. Target articles. They are those products that suppliers grant to customers as part of a commercial strategy program for the acquisition of certain goods or services.
  3. EPE. Equipo y Productos Especializados, S.A. by C. V.
  4. Hospitality. Accommodation provided by third parties with the corresponding basic services.
  5. Gift. Object that is given to a person as a token of affection or consideration.
  6. Bribery. Offer, promise, delivery, acceptance request of an undue advantage of any value, directly or indirectly, and regardless of its location, in violation of current law, as an incentive or as a reward for a person to act or stop acting in relation to the performance of that person’s duties.
  7. Business partner. External party with which the organization has, or plans to establish, some type of business relationship. Note: Business Partner includes, but is not limited to, Customers, Consumers, “Business Alliance”, Business Alliance Partners, Consortium Members, Third Party Suppliers, Contractors, Consultants, Subcontractors, Suppliers, Vendors, Advisors, Agents, Distributors, representatives, intermediaries and investors.
  8. Public sector. Public administration at any of its levels.

4. Content

4.1. Anti-bribery commitments.

EPE being an organization whose commitment to society makes our business relationships have a focus on corporate social responsibility, we reiterate our commitment to reject and report acts of bribery, with the understanding that all members of EPE will be observers and actors in compliance of the present policy, due to this, the active participation of all the members of EPE, will be the pillar of the efforts in the fight against corruption and acts of bribery; as well as establishing mechanisms to ensure that there are no bribes or other corrupt payments.

As part of our effort, EPE will establish non-financial controls that help to maintain strict surveillance in the commercial activities that our collaborators carry out, without this implying limitation on the rewards they may receive for exceptional work.

EPE collaborators will have the necessary knowledge to identify and know how to act within the framework of the competent obligations when situations or acts of corruption arise. For no reason shall they give, solicit, accept, or collude with third parties in order to achieve an inappropriate purpose, including improperly influencing the actions of another party specifically in connection with an offer or bidding process.

Employees of must be aware and alert at all times of the risks of bribery, proceed with due diligence and not make any type of facilitation payment (tip, gift or gratuity. EPE will foster a culture of reporting through which employees can use the channels provided to report any act of bribery that they may witness.

All our business partners will be encouraged to adopt a culture of rejecting bribery through sustainable commitments so that the parties involved do not see a detriment to their business activities.

Efforts will be made to establish business relationships based on objective information and communication channels that avoid creating confusion or creating an environment in which the lack of supervision can be used to obtain undue advantages.

Business partners will be actively evaluated based on the quality of service, prices and the promotion of an organizational culture oriented to corporate social responsibility and declarations to combat corruption and acts of bribery, which will contribute to establishing business relationships with probity, which will help EPE’s efforts to reject bribery in any of its manifestations.

4.2. EPE obligations

  • a) Establish policies that limit the opportunities of exploitation for illicit activities.
  • b) Promote in all EPE employees a culture of rejection of bribery through training and internal campaigns that help employees identify activities contrary to this policy and are reported through the channels provided.
  • c) Invite all our business partners to accept the guidelines of EPE’s comprehensive management system.
  • d) Identify the potential risks in the economic activities that EPE carries out, regarding bribery.
  • e) Identify and comply with the legal provisions established by the Public Administration in the fight against corruption and bribery.
  • f) Establish reporting and monitoring channels through which the bribery activities that EPE employees and business partners improperly carry out will be combated through corrective actions. g) Ensure that any complaint made through the determined channels will be guided by the principles of non-retaliation against the complainant, raising concerns in good faith or based on a reasonable belief, in confidence and without fear of reprisals.

4.3. Normative compliance

In the legal framework of EPE’s activities, the organization will have the obligation to detect any update to the current regulations regarding acts that constitute bribery and to make the pertinent adjustments in its policies and internal regulations in order to be in accordance with the applicable legislation.

4.4. Compliance function

EPE will designate a person who will act as an anti-bribery compliance officer, said person will be appointed by EPE’s General Directorate under the criteria of professional training, good behavior and continuous training interests.

Personnel serving as the Anti-Bribery Compliance Function will have the responsibility and authority to:

a) Supervise the design and implementation of the anti-bribery management system by the organization.

b) Provide advice and guidance to staff on the anti-bribery management system and issues related to bribery.

c) Ensure that the anti-bribery management system complies with the requirements of this document.

d) Report on the performance of the anti-bribery management system to the General Directorate of EPE. e) Act with authority and independence in all its activities as a Compliance Function.

 EPE will provide the anti-bribery compliance officer with adequate resources and personnel who have the appropriate competence, position and authority. 
The anti-bribery compliance officer will have direct and prompt access to EPE’s General Directorate to raise any questions or concerns regarding bribery or the anti-bribery management system.

4.5. Complaints 

All complaints for violation or contempt of this policy will be made through the email denuncias@epe.com.mx. The complaints may be anonymous or be recognized by the complainant. The complaints that are made must contain:

  1. The name of the collaborator who is reported.
  2. Date the events occurred.
  3. Detail the facts as much as possible.
  4. Mention the place where the events occurred.
Once the complaint is filed, the pertinent investigation will be carried out by the EPE authorities (EPE-P-22; Prevention of illegal acts and discrimination) to determine the veracity and, where appropriate, determine the pertinent actions to address the situation.

The resolution determined by the EPE authorities will be confidential and may not be disclosed to the general public, only the interested parties will have knowledge. To sanction EPE collaborators, the EPE-P-44 procedure must be followed; Sanctions For business partners, resolutions may terminate commercial contracts that are in effect at the time of resolution; Any act carried out by business partners that constitutes any type of crime will be reported to the competent authorities.
If it is found that the actions of the EPE member are typified by current legislation, they will be reported to the corresponding authorities.

Approved by the General Directorate of Equipos y Productos Especializados, S.A. de C.V.
EPE-PL-20.01 dated April 09, 2021