Objetivo y Alcance
Establecer las reglas, lineamientos y actuaciones que todo colaborador, deberá acatar durante el desempeño de sus funciones diarias. Invitamos a nuestros socios de negocios a respetar la presente política.
Todos los integrantes de EPE pueden ser sujetos de agradecimientos y cordialidades a través de obsequios u hospitalidades por parte de nuestros socios de negocio, por los servicios que desempeñan en nombre de y para EPE. Para que no exista una incorrecta interpretación entre agradecimiento, recompensa, contraprestación o soborno serán considerados dentro del alcance los siguientes rubros:
a. Regalos, entretenimiento y hospitalidad (deberá entenderse por hospitalidad el ofrecimiento de hospedaje en cualquier lugar).
b. Donaciones políticas o de caridad.
c. Viajes del representante del cliente u oficiales públicos.
d. Gastos de promoción.
e. Patrocinio.
f. Membresías a clubes.
g. Favores personales.
h. Información confidencial y privilegiada.
La presente política es de orden público y será aplicable, además de los integrantes de EPE, también para clientes, proveedores, socios comerciales, sucursales, filiales y personal del sector público con el que EPE o sus integrantes tengan interacción alguna.
En caso de que exista discrepancia entre las determinaciones que se mencionan en la presente política y los usos y costumbres o cualquier otra condición que sea aplicable al obsequio u hospitalidad, quién ejerza la función de cumplimiento de EPE, tendrá el criterio final sobre el proceder del integrante de EPE respecto del obsequio u hospitalidad que se pretenda recibir.
En caso de desacato de la presente política se realizará la denuncia correspondiente al correo electrónico denuncias@epe.com.mx
Contenido
• Solicitudes de aceptación.
Los socios de negocios, que deseen otorgar un obsequio u hospitalidad a cualquier integrante de EPE deberán reportar su intención a través del módulo dispuesto en la página de internet www.epe.com.mx.
La solicitud que se realice deberá de contener al menos la siguiente información:
a) Nombre completo del otorgante.
b) Cargo del otorgante.
c) Razón social de la empresa o marca que representa.
d) Hospitalidad, objeto u objetos que se pretendan obsequiar.
e) Valor estimado de la hospitalidad, objeto u objetos que se pretenden obsequiar.
f) Persona a la que se pretende obsequiar u otorgar la hospitalidad.
g) Motivo por el cual se pretende otorgar el obsequio u hospitalidad.
Una vez recibida la solicitud, el personal designado en EPE determinará la aceptación o rechazo, lo cual notificará vía correo electrónico y lo registrará en la bitácora de registros que corresponda. El personal designado como oficial de cumplimiento aprobará la aceptación de conformidad con los siguientes criterios:
a) El motivo por el cual se otorgará.
b) Empresa a la que representa o para la cual labora el otorgante.
c) Valor del obsequio u hospitalidad que se pretende otorgar.
d) Relación de las áreas a las que pertenecen el otorgante y la persona a la que va destinada el obsequio u hospitalidad.
e) Los usos y costumbres del lugar donde se otorga el obsequio u hospitalidad.
La aceptación o rechazo se notificará a través de correo electrónico a los interesados.
• Obligaciones de EPE
Se establecen como responsabilidades obligatorias las siguientes:
f) La presente política se hará del conocimiento de todos los integrantes de la organización, socios de negocios, por igual; asimismo esta política permanecerá visible en la página de internet de EPE y se dará a conocer a toda persona que pretenda otorgar un obsequio u hospitalidad a cualquier integrante de EPE.
g) EPE implementará un registro en el cual todo obsequio u hospitalidad que reciban sus integrantes; en el registro el regalo u hospitalidad será debidamente registrada indicando la fecha del aviso, el monto aproximado de valor económico y la persona a la que va dirigida.
h) La organización exhortará a todo su personal a informar respecto de cualquier obsequio u hospitalidad que reciba o pretendan recibir.
i) De manera recíproca, la organización a través de comunicados dentro de la organización mantendrá informados a sus integrantes de evitar ofertar cualquier tipo de obsequio o dadiva para conseguir una situación ventajosa frente a terceros o sea para la obtención de un objetivo.
j) Hacer del conocimiento a todos los colaboradores, todo tipo de donaciones y patrocinios en beneficio de la comunidad, que EPE realice. Al resto de los socios de negocio de EPE y público en general, se les dará conocimiento a través de la página de internet www.epe.com.mx

• Obligaciones de los colaboradores de EPE
Para el debido cumplimiento de la presente política los colaboradores de EPE deberán cumplir con las siguientes obligaciones:
k) Reportar todo obsequio u hospitalidad que reciban o que tengan conocimiento que podrían recibir. El integrante de EPE que reciba el obsequio u hospitalidad deberá informar a la al personal designado por la función de cumplimiento de EPE y entregar el bien recibido para valoración y autorización de admisión o en caso de no ser admisible, se procederá a la devolución del bien obsequiado.
l) Hacer del conocimiento a socios de negocio, así como personas con las que interactúen dentro de sus funciones diarias del sector público que pretendan obsequiar u otorgar alguna hospitalidad, respecto de las reglas y prohibiciones que establece la presente política.
m) Abstenerse de propiciar, insinuar y otorgar cualquier tipo de obsequio, dadiva u hospitalidad a cualquier cliente, proveedor o representante del sector público con quién interactúen para la obtención de cualquier beneficio.
n) Abstenerse de realizar pagos destinados a influir, o que razonablemente podrían percibirse como influencia, para obtener un beneficio u otro objeto a favor de la organización.
o) Denunciar de manera inmediata todo conocimiento de desacato a la presente política a través del correo denuncias@epe.com.mx. La denuncia que realice le colaborador de EPE podrá ser registrada como anónima, siempre y cuando así lo solicite el colaborador.

• Excepciones
Se podrán aceptar obsequios de carácter promocional, detalles de cortesía o atenciones habituales en los negocios y buenas costumbres, siempre y cuando tengan las siguientes características:
p) Sean objetos que notoriamente sean proporcionados al público en general de manera gratuita como lo son calendarios, plumas o agendas.
q) Sean proporcionadas para usos sociales, como parte de actividades de promoción.
r) Se trate de artículos promocionales.
s) Se trate de artículos meta.
Estas excepciones aplican de igual forma para los integrantes de EPE.
• Límites de aceptación y otorgamiento de obsequios y atenciones
Con la finalidad de no ser una empresa cuya interacción social sea restringida o que pueda limitar el alentar el excelente trabajo que realizan los integrantes de EPE, se autoriza la recepción de obsequios u hospitalidad, siempre que sean anunciados a través de los canales estipulados y mediante los formatos que esta política establece.
t) Cuando el receptor o el posible receptor del bien u hospitalidad sea el Director de Administración y Finanzas, quién autorizará o rechazará la admisibilidad del bien será el Director General.
u) Todos los obsequios u hospitalidades deberán pasar por una inspección del personal designado quienes determinarán el valor económico del bien y la admisibilidad del obsequio u hospitalidad, de conformidad con el impacto que pueda tener para el debido funcionamiento de la organización. Este tratamiento será para los obsequios u hospitalidades que se reciban y para aquellos que se otorgan.
v) Se podrá solicitar recibir u otorgar obsequios u hospitalidad por servicios excepcionales, cuando hayan transcurrido 3 meses o más de haber prestado el servicio por el que se pretende otorgar el obsequio u hospitalidad que se pretenda destinar a cualquier integrante de EPE.
w) Los obsequios u hospitalidad que se reciban o se otorguen por parte de personal de EPE, tendrán un límite de valor económico de $2,000.00 (Dos mil pesos 00/100 M.N.). Toda hospitalidad y/u obsequio cuyo valor comercial exceda la cantidad mencionada, será considerada inadmisible. Quién ejerza la función de cumplimiento en EPE, podrá autorizar la recepción de cualquier obsequio u hospitalidad que rebase el límite económico mencionado.
x) Toda cantidad de dinero o equivalente en tarjeta de regalo sea cual sea su importe, así como cualquier prestación de servicios quedará inmediatamente descartada como admisible.
y) La asistencia a seminarios y actividades puramente formativas, así como almuerzos profesionales no serán considerados como beneficios personales, salvo que, por el coste, el lugar, el contexto, o por las prestaciones accesorias, resulten desproporcionados para su finalidad.

• Tratamiento de conflictos de interés
Todos los integrantes de EPE evitarán las situaciones que puedan interpretarse como un conflicto de interés, que notoriamente puedan influir en su desempeño profesional de manera interna o externa a la organización.
Existe conflicto de interés cuando una situación personal, familiar, de amistad o cualquier otro tipo de circunstancia externa pueda afectar su objetividad profesional. Por lo cual todos los integrantes de EPE deberán abstenerse de participar en la toma de decisiones sobre asuntos a los que afecta el conflicto de interés o de ejercer influencia sobre las personas encargadas de tomarlas.
En caso de existencia de conflicto de interés, pero la actuación del caso en concreto sea la única opción viable por no existir otra opción comercial u otro candidato idóneo, se determinará de conformidad con el EPE-P-22; Prevención de actos ilícitos y de discriminación la excepción al caso en concreto o en su defecto, la inadmisión del actuar por tratarse un conflicto de interés que perjudica el correcto actuar de EPE. Para la valoración del caso en concreto se deberá atender las disposiciones éticas, de responsabilidad social y normatividad aplicable a EPE.
• Tratamiento de obsequios y hospitalidades no aceptadas
Aquellos obsequios entregados y que sean rechazados por la autoridad competente en EPE, podrán ser devueltos a las personas que los hicieron llegar. En caso de que la persona que entrego el obsequio no permita su devolución, el oficial de cumplimiento de EPE decidirá el destino del obsequio. En el caso de bienes inventariables y no perecederos, se resguardarán en el Almacén de EPE y se ingresarán al inventario de EPE dentro del rubro Donaciones.
• Denuncias
Todas las denuncias por violación o desacato de la presente política se realizarán a través del correo electrónico denuncias@epe.com.mx. Las denuncias podrán ser anónimas o ser reconocidas a elección del denunciante. Las denuncias que se realicen deberán contener:
a) El nombre del colaborador que se denuncia.
b) Fecha en que ocurrieron los hechos.
c) Detallar lo mayormente posible los hechos.
d) Mencionar el lugar donde ocurrieron los hechos.
Una vez que se presente la denuncia se realizará la investigación pertinente por parte de las autoridades de EPE (EPE-P-22: Prevención de actos ilícitos y de discriminación) para determinar la veracidad y en su caso determinar las acciones pertinentes para atender la situación.
La resolución que se determine por parte de las autoridades de EPE será de carácter confidencial y no podrá ser revelada al público general, únicamente tendrán conocimiento las partes interesadas. Para sancionar a los colaboradores y socios de negocio de EPE se deberá seguir el procedimiento EPE-P-44 (Sanciones).
En caso de encontrarse que la actuación del integrante de EPE se encuentra tipificada por la legislación vigente, será denunciado ante las autoridades correspondientes.

Ultima actualización: 05 de abril, 2021

Objective and scope

Establish a responsible commitment under compliance with all laws, regulations and other requirements that govern the conduct of our operations, bribery actions and any other omission of financial, tax crimes or those that involve the responsibility of public administration personnel at any of its levels. This policy is applicable to all business areas of EPE and to the different interested parties that are related to the company, for which its applicability extends throughout the territory of the United Mexican States.

This policy will contribute to the guidelines determined by the EPE Management Policy.

Contents

• Anti-bribery commitments.

EPE being an organization whose commitment to society means that our commercial relations have a corporate social responsibility approach, we reiterate our commitment to reject and report acts of bribery, in the understanding that all members of EPE will be observers and actors in compliance of this policy, due to this, the active participation of all the members of EPE, will be the pillar of the efforts in the fight against corruption and acts of bribery; as well as establishing mechanisms to ensure that there are no bribes or other corrupt payments.

As part of our effort, EPE will establish non-financial controls that help maintain strict surveillance of the commercial activities conducted by our collaborators, without limiting the rewards they may receive for exceptional work.

EPE’s collaborators will have the necessary knowledge to identify and know how to act within the framework of the competent obligations when situations or acts of corruption arise. For no reason shall they give, request, accept, or collude with third parties to achieve an improper purpose, including inappropriately influencing the actions of another party specifically in relation to a bid or bidding process.

Employees of EPE must be always aware and alert to the risks of bribery, proceed with due diligence and not make any type of facilitation payment (tip, gift, or gratuity). EPE will promote a culture of reporting through which employees can use the channels provided to report any act of bribery that they may witness.

All our business partners will be encouraged to adopt a culture of rejection of bribery through sustainable commitments so that the parties involved do not see their commercial activities undermined.

Efforts will be made to establish business relationships based on objective information and communication channels that avoid creating confusion or foster an environment in which the lack of supervision can be used to obtain undue advantages.

Business partners will be actively evaluated based on the quality of service, prices and the promotion of an organizational culture oriented towards corporate social responsibility and statements against corruption and acts of bribery, which will contribute to establishing business relationships with probity, which will help EPE’s efforts to reject bribery in any of its manifestations.

• EPE Obligations

1. Establish policies that limit the opportunities of exploitation for illicit activities.
2. Foster in all EPE employees a culture of rejection of bribery through training and internal campaigns that help employees identify activities contrary to this policy and report them through the channels provided.
3. Invite all our business partners to accept the guidelines of the EPE comprehensive management system.
4. Identify the potential risks in the economic activities that EPE conducts, in terms of bribery.
5. Identify and abide by the legal provisions established by the Public Administration in terms of combating corruption and bribery.
6. Establish complaint and follow-up channels through which bribery activities improperly conducted by EPE employees and business partners will be combated through corrective actions.
7. Ensure that any complaint made through the specified channels will be guided by the principles of non-retaliation against the complainant, raising concerns in good faith or based on reasonable belief, in confidence and without fear of reprisal.

• Normative compliance

In the legal framework of EPE activities, the organization will have the obligation to detect any update to the current regulations regarding acts that constitute bribery and make the pertinent adjustments in its policies and internal regulations to be in accordance with the applicable legislation.

• Compliance function

EPE will designate a person who will function as anti-bribery compliance officer, said person will be appointed by EPE’s General Management under the criteria of professional training, good behavior, and continuous training interests.

Personnel serving as the Anti-Bribery Compliance Function shall have the responsibility and authority to:

1. Supervise the design and implementation of the anti-bribery management system by the organization.
2. Provide advice and guidance to staff on the anti-bribery management system and bribery-related issues.
3. Ensure that the anti-bribery management system is in accordance with the requirements of this document.
4. Report on the performance of the anti-bribery management system to EPE’s General Management.
5. Act with authority and independence in all its activities as a Compliance Function.

EPE will provide the anti-bribery compliance officer with adequate resources and personnel who have the appropriate qualifications, position, and authority.

The anti-bribery compliance officer will have direct and prompt access to EPE’s General Management to raise any questions or concerns regarding bribery or the anti-bribery management system.

• Complaints

All complaints for violation or disrespect of this policy will be made through emaildenuncias@epe.com.mx. Complaints may be anonymous or acknowledged by the complainant. The complaints made must contain:

1. The name of the collaborator that is denounced.
2. Date on which the events occurred.
3. Detail the facts as much as possible.
4. Mention the place where the events occurred.

Once the complaint is filed, the relevant investigation will be conducted by the EPE authorities (EPE-P-22; Prevention of unlawful acts and discrimination) to determine the veracity and, where appropriate, determine the pertinent actions to address the situation.

The resolution determined by the EPE authorities will be confidential and may not be disclosed to the public, only the interested parties will have knowledge. To sanction EPE collaborators, the EPE-P-44 procedure must be followed, Sanctions. For business partners, the resolutions may terminate the commercial contracts that are in force at the time of the resolution; Any act conducted by business partners that constitutes some type of crime will be reported to the competent authorities.

If it is found that the performance of the EPE member is typified by current legislation, it will be reported to the corresponding authorities.

Last update: April 09, 2021